Tietosuojaseloste

Laatimispäivämäärä 22/05/2018
Päivitetty 19/01/2024

1. Rekisterinpitäjä
   Lapsettomien yhdistys Simpukka ry
   Tampellan Esplanadi 8 B LH35, 33100 Tampere
   p. 0400-844823, simpukka(at)simpukka.info
   Yhdistysrekisterinumero 149.297
2. Tietosuojavaltuutettu
   Järjestösihteeri
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste
   Jäsenrekisterin henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä. Verkkokaupan henkilötietojen käsittely perustuu kaupankäynnin asiakassuhteeseen.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
   Jäsenrekisterin henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
   *jäsenlehden, jäsenlaskujen ja muiden jäsentiedotteiden postittamiseen postitse ja/tai sähköpostilla
   ilmoittautumislistoihin
   Verkkokaupan henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
   *tilattujen tuotteiden toimittamiseen
   *maksullisten tapahtumien osallistumisen varmistamiseen
5. Rekisterin tietosisältö
   Jäsenrekisteri:
   *Jäsenen etu- ja sukunimi
   *Ilmoitetut perheenjäsenten nimet (vapaaehtoinen tieto)
   *Katuosoite, postinumero ja paikkakunta
   *Puhelinnumero
   *Sähköpostiosoite
   *Jäsenyyslaji
   *Jäsennumero
   *Jäsenyyden alkamispäivämäärä ja -vuosi
   Verkkokaupan asiakasrekisteri:
   *Asiakkaan etu- ja sukunimi
   *Katuosoite, postinumero ja paikkakunta
   *Maa
   *Puhelinnumero
   *Sähköpostiosoite
6. Säännönmukaiset tietolähteet
   Jäsenrekisteriin tulevat tiedot saadaan henkilöltä itseltään ilmoittautuessa joko Liityn jäseneksi- lomakkeen kautta yhdistyksen kotisivuilta tai maksamalla jäsenmaksun yhdistyksen verkkokaupassa. Tiedot vastaanottaa ainoastaan yhdistyksen järjestösihteeri. Verkkokaupan asiakkaan tiedot saadaan henkilöltä itseltään tuotteiden tilausta tehtäessä. Tilauksen ja tiedot vastaanottaa ainoastaan yhdistyksen järjestösihteeri tilauksen toimittamista varten.
7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
   Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain toiminnanjohtajalla ja järjestösihteerillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
8. Henkilötietojen säännön mukaiset luovutukset
   Jäsenten nimi- ja osoitetiedot lähetetään sähköpostilla 4 kertaa vuodessa painotaloon salatussa Excel-muodossa jäsenlehden postitusta varten. Jäsentietoja ei luovuteta ulkopuolisille missään muussa tapauksessa. Verkkokaupan asiakastietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
   Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
   Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
   Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla yhdistykseen yhteyttä yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti;
   tai Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste. Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
10. Tarkastusoikeus
    Jokaisella jäsenellä on oikeus tarkistaa jäsenrekisteriin tai verkkokaupan asiakkaalla asiakasrekisteriin talletetut tiedot itsestään. Pyyntö tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen simpukka(at)simpukka.info. Tietopyyntöön vastataan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnöstä. Pyynnön esittäjän tulee pyydettäessä pystyä vahvistamaan henkilöllisyytensä yhdistykselle.
11. Henkilötietojen säilytysaika
    Henkilötiedot säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen.
    Erostaan ilmoittaneiden tiedot poistetaan kuukauden kuluessa ilmoituksesta ja edellisen vuoden jäsenmaksun maksamatta jättäneiden henkilöiden tiedot poistetaan puolen vuoden päästä laskun eräpäivästä. Tiedot voidaan myös pyynnöstä poistaa välittömästi eropyynnön saavuttua.
    Verkkokaupasta henkilötiedot poistuvat kun tilaus poistetaan. Tilauksien automaattinen poisto tapahtuu puoli vuotta tilauksen toimittamisen jälkeen.
12. Profilointi
    Yhdistys ei toteuta jäsentensä profilointia.
13. Rekisteröidyn oikeudet
    Rekisteröidyllä jäsenellä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
    *saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
    *saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
    *vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
    *vaatia henkilötietojensa poistamista;
    *peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
    *vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu;
    *saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yhdistykselle, yhdistys käsittelee *kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
    *vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista;
    *tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Artikla 77: jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut).
14. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
    Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
    Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
15. Yhteydenotot
    Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen simpukka(at)simpukka.info tai postilla osoitteeseen Tampellan Esplanadi 8 B LH35, 33100 Tampere. Pyyntöön vastataan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnöstä. Pyynnön esittäjän tulee pyydettäessä pystyä vahvistamaan henkilöllisyytensä yhdistykselle.
16. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
    Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
17. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
    Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.